KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ

17/06/2021

“Nhóm là một mô hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân tương tác và phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể”. “Nhóm là một tập hợp những người có vai trò và trách nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nhau và cùng nỗ lực để đạt được mục tiêu chung của cả nhóm”.

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

MỤC LỤC:

KHÁI QUÁT NHÓM

1.1. KHÁI NIỆM

1.2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

NHÓM – PHÂN LOẠI NHÓM

2.1. NHÓM LÀ GÌ?

2.2. PHÂN LOẠI NHÓM

HOẠT ĐỘNG NHÓM

3.1. CÁC GIAI ĐOẠN HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM

3.2. VAI TRÒ CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM

3.3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM

ĐIỀU HÀNH NHÓM

4.1. PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG NHÓM

4.2. HỌP NHÓM

4.3. THẢO LUẬN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG NHÓM

4.4. MỘT SỐ CÔNG CỤ ĐIỀU HÀNH TRONG NHÓM

4.5. GIẢI QUYẾT CÁC XUNG ĐỘT

KHÁI QUÁT NHÓM

1.1. KHÁI NIỆM

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm nhằm phát triển tiềm năng, năng lực của tất cả các thành viên và thúc đẩy hiệu quả công việc.

Trong những năm gần đây, các thuật ngữ “làm việc đồng đội”, “làm việc nhóm”, tương ứng với các thuật ngữ của tiếng Anh như “team building”, “teamwork skills”, ngày càng phổ biến.

Ngày nay, nhiều người chúng ta nghe nói đến kỹ năng làm việc nhóm, nhưng không phải ai cũng được trang bị những hiểu biết cơ bản về làm việc nhóm, tại sao phải làm việc nhóm, lợi ích của làm việc nhóm, và nhất là làm thế nào để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm?

Hình 1.1: Làm việc nhóm – Một kỹ năng quan trọng

Thật ra, trong lịch sử tồn tại và phát triển của loài người, nhóm hình thành từ rất sớm. Từ thời tiền sử, con người đã hình thành các nhóm để tồn tại trong tự nhiên. Nhóm để chống thú dữ, nhóm để cùng săn bắn, nhóm cùng xây dựng chỗ ở chống chọi với thiên nhiên…

Trong cuộc sống, chắc chắn rằng ai cũng đã từng tham gia vào một hoạt động, một trò chơi đồng đội nào đó như: từ nhỏ mỗi người đều có nhóm bạn bè cùng xóm, nhóm cùng lớp học, nhóm cùng lứa tuổi...

Đến khi trưởng thành học tập và làm việc chúng ta đã vô tình hay có ý thức tham gia vào rất nhiều nhóm. bóng đá, bóng chuyền, kéo co, đánh đu; múa hát tập thể, …

Các hoạt động đó đòi hỏi nhiều người cùng phối hợp, và thành công của nhóm phụ thuộc vào quá trình tương tác cùng sự đóng góp của tất cả các thành viên. Và thành công của mỗi thành viên phụ thuộc vào sự đóng góp công sức của cả nhóm mang lại.

Rõ ràng, để các hoạt động chung nói trên có hiệu quả cao thì việc phối hợp ăn ý giữa các thành viên là cực kỳ quan trọng, sự phối hợp đó đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải có kỹ năng làm việc nhóm.

Vậy Kỹ năng làm việc nhóm là gì ?

1.2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Tổng thống Mỹ F. D. Roosevelt (1882-1945) đã phát biểu: “Khi người ta hành động cùng nhau với tư cách là một nhóm, họ có thể hoàn thành được những việc mà không một cá nhân riêng lẻ nào có thể thực hiện được”.

Dân gian Việt Nam cũng có câu:

“Một cây làm chẳng nên non

Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”

Để nói lên được tác dụng khi làm việc nhóm

Ảnh: Tác dụng khi làm việc nhóm

Con người là sinh vật có tính cộng đồng cao, sinh ra là để hợp tác cùng nhau. Những mối quan hệ tốt đẹp mang lại cho chúng ta niềm vui, hạnh phúc, những trải nghiệm thú vị, giúp nâng cao giá trị bản thân mỗi người cũng như giá trị cuôc sống.

Theo các nghiên cứu, khi ở bên cạnh những người khác, chúng ta có xu hướng cười nhiều hơn gấp 30 lần khi ở một mình, tình trạng một số bệnh trở nên dịu đi. Những người cảm nhận được tình đồng đội sẽ gắn bó hơn với công việc, duy trì năng suất làm việc cao, phát huy sự sáng tạo, tạo ra lợi nhuận cho công ty và nâng cao mức độ hạnh phúc cho chính bản thân họ…

Có thể tổng hợp một số lợi ích mà kỹ năng hoạt động nhóm mang lại như sau:

Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Tạo một môi trường hứng thú, tăng động lực.
Tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo, nhiều cơ hội phát triển.
Công việc được thực hiện tốt hơn vì có kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn,.
Thỏa mãn nhu cầu thể hiện và khẳng định cái tôi trong cái chúng ta của mỗi thành viên (mà khi hoạt động riêng lẽ, cá nhân khó mà thể hiện được).

Ngày nay, trong xã hội hiện đại, gần như tất cả các công việc đều yêu cầu mỗi cá nhân phải hoạt động trong một nhóm làm việc chung nào đó.

Các cơ quan, tổ chức cũng tìm cách huy động tối đa khả năng làm việc và sáng tạo của các nhóm nhằm phát huy tối đa năng lực cạnh tranh trong nghiên cứu, sản xuất, sáng tạo.

Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản làm nên nguồn tài nguyên nhân lực trong một tổ chức. Vì vậy, việc tìm hiểu và áp dụngkỹ năng làm việc nhóm càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

NHÓM – PHÂN LOẠI NHÓM

2.1. NHÓM LÀ GÌ?

Việc tổ chức, sử dụng nhóm trong các tổ chức trong thời gian gần đây được xem như một sự “bùng nổ ngoạn mục”. Hầu như mọi cơ quan, tổ chứcđều nhận thấy sức mạnh tiềm tàng của nhóm là rất lớn và xu hướng tăng cường, củng cố, thúc đẩy nhóm đang lan rộng ở hầu hết mọi nơi, mọi lúc.

Vậy nhóm là gì?

Nhóm có phải đơn thuần chỉ là tập hợp nhiều người lại với nhau không? Có nhiều khái niệm khác nhau về nhóm được các chuyên gia, các nhà nghiên cứu đưa ra:

“Nhóm là một mô hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân tương tác và phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể”.

Khái niệm về nhóm, hay được sử dụng là:

“Nhóm là một tập hợp những người có vai trò và trách nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nhau và cùng nỗ lực để đạt được mục tiêu chung của cả nhóm”.

2.2. PHÂN LOẠI NHÓM

Trong xã hội, cơ quan, công ty luôn tồn tại rất nhiều kiểu nhóm khác nhau: nhóm gia đình, bạn bè, học tập, nghiên cứu, sản xuất, vui chơi, thể thao,…

Nhóm có thể được thành lập dựa trên mối quan hệ, sở thích hay mối quan tâm chung của các thành viên; hoặc dựa trên những phân công, ràng buộc nhất định.

Một người có thể cùng lúc là thành viên của nhiều nhóm khác nhau. Nhưng một khi đã là thành viên của một nhóm nào đó, họ đều đảm nhận một vai trò nhất định và có một vai trò nhất định đối với công việc cũng như với các thành viên khác trong nhóm.

Có thể kể ra hàng trăm lí do để hình thành nên các nhóm. Nhưng như vậy không có nghĩa là có hàng trăm loại nhóm khác nhau. Các nhà nghiên cứu đã khái quát, tổng hợp lại hai loại nhóm cơ bản: nhóm chính thức và nhóm không chính thức.

NHÓM CHÍNH THỨC (TEAM) :

Nhóm được hình thành dựa trên nhu cầu, yêu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của các cấp lãnh đạo nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức đó.

Ví dụ: Nhóm Marketing chuyên nghiên cứu và tìm ra thói quen mua sắm của người tiêu dùng. Nhóm các nhà nghiên cứu lịch sử sưu tầm, tổng hợp các tư liệu cổ về di tích Hoàng thành Thăng Long…

Hình 3.2: Nhóm giúp giải quyết công việc hiệu quả

NHÓM KHÔNG CHÍNH THỨC:

Là nhóm được hình thành một cách tự nhiên, tự phát dựa trên những đặc điểm như nhau, những mối tương đồng về sở thích, mối quan tâm của các cá nhân nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ. Chẳng hạn như nhóm thích chơi gà chọi, nhóm thích khiêu vũ, nhóm bạn cùng phòng trọ…

Bên cạnh đó, có thể xem quy mô nhóm là một yếu tố để phân loại thành các nhóm lớn (thường trên 10 thành viên) và nhóm nhỏ (dưới 10 người). Quy mô của nhóm có thể linh động tăng hoặc giảm theo tính chất công việc.

HOẠT ĐỘNG NHÓM

3.1. CÁC GIAI ĐOẠN HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM

Sự hình thành nhóm thường bắt nguồn từ mục tiêu của nhóm nhưng nó có phát triển được hay không còn phụ thuộc vào những hoạt động của các thành viên trong nhóm.

Thông thường một nhóm nào đó chính thức hay không chính thức đều trải qua 5 giai đoạn trong quá trình phát triển của nhóm. Các giai đoạn này được mô tả như dưới đây:

Giai đoạn hình thành :

Đây là giai đoạn các thành viên trong nhóm làm quen với nhau, tìm hiểu và thăm dò nhau. Mỗi người đều mang đến nhóm một tính cách, kỹ năng, kiến thức khác nhau và họ cần có thời gian để bộc lộ mình và hiểu về người khác. Tuy nhiên, do mọi thứ còn mới lạ nên mọi người vẫn còn giữ thái độ e dè, gượng gạo, thận trọng, ít chia sẻ. Mối quan hệ giữa các thành viên nhóm vẫn lỏng lẻo và chưa ăn nhập với nhau.

Sau đó nhóm hiểu rõ mục tiêu mà nhóm cần phải hoàn thành và quyết tâm xây dựng nhóm. Các mục tiêu được xây dựng bởi nhóm thường được đánh giá bằng các tiêu chí SMART. Nếu nhóm không xây dựng được mục tiêu hoặc các thành viên không hiểu rõ mục tiêu của nhóm thì nhóm không thể hoàn thành công việc hoặc sớm tan rã.

Giai đoạn Sóng gió - bão táp:

Đây là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất vì xung đột, mâu thuẫn dễ dàng bùng nổ trong hầu hết mọi vấn đề của nhóm. Các thành viên vẫn chưa đạt được sự cởi mở, thân thiện, đồng cảm,tin tưởng; mặt khác ai cũng muốn thể hiện “cái tôi” nhằm khẳng định vai trò và tầm quan trọng của mình. Những tính cách và quan điểm khác nhau làm nảy sinh tranh luận, tranh cãi, thậm chí mất đoàn kết và có thể xảy ra rối loạn.

Trưởng nhóm lúc này phải là người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi các thành viên, tránh để’ xảy ra căng thẳng quá, tổ chức tốt công việc và làm cho công việc bắt đầu có hiệu quả. Nếu nhóm không biết cách sớm định hướng mục tiêu, đề ra các quy tắc và tạo tinh thần hợp tác thì nhóm rất dễ tan rã.

Giai đoạn chuẩn hóa - Ổn định:

Chính sự khác biệt, những tranh luận, bất đồng trong giai đoạn bão táp đã giúp mọi người hiểu nhau hơn và từng bước điều chỉnh để tìm được sự thống nhất. Các thành viên nhóm thể hiện khả năng hiểu và nắm rõ những quy định, quy chế, và nguyên tắc làm việc để từ đó có những ứng xử và hành động phù hợp với chuẩn mực chung của nhóm.

Từ đó, có thái độ tốt hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ, giải quyết vấn đề và giải quyết xung đột. Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với nhau, lắng nghe ý kiến lẫn nhau trong công việc. Hoạt động nhóm dần đi vào sự ổn định, bắt đầu có sự cởi mở, chia sẻ, tin tưởng, hợp tác giữa các thành viên. Đây là mốc khởi đầu của sự liên kết nhóm.

Giai đoạn hoạt động hiệu quả - thành công:

Sau khi hình thành xong chuẩn mực nhóm đi vào giai đoạn hoạt động hiệu quả, các thành viên cảm thấy tự do, thoải mái, an toàn khi trao đổi quan điểm với nhau. Mối quan hệ giữa các thành viên trở nên gắn bó, khăng khít. Sự liên kết ngày càng chặt chẽ.

Mỗi người đều cố gắng phát huy hết tiềm năng của bản thân, tập trung vào hiệu quả công việc, hạn chế mâu thuẫn, tạo ra năng suất làm việc cao. Nhóm dễ dàng đạt được sự đồng thuận và nhất trí cao. Các thành viên trong nhóm có xu hướng tâm lí và tràn đầy nhiệt huyết, sự sáng tạo và vui vẻ hợp tác.

Hình 3.2. Hoạt động nhóm – Quá trình nhiều giai đoạn

Giai đoạn Thoái trào - kết thúc:

Các nhiệm vụ đã hoàn tất và mục tiêu đã hoàn thành. Các thành viên không còn ràng buộc hay phụ thuộc với nhau nữa. Họ có thể ngồi lại với nhau để đánh giá, rút ra bài học kinh nghiệm cho việc tham gia vào các nhóm mới trong tương lai. Từ đó nhóm cũ tự giải tán.

Trên đây là mô hình tổng quát tiến trình của một nhóm. Thế nhưng, trên thực tế không phải bất cứ nhóm nào cũng trải qua 5 giai đoạn. Có nhóm vừa mới hình thành đã tan rã, có nhóm đang giai đoạn hoạt động ổn định cũng có thể bị “treo”, có nhóm cùng lúc trải qua nhiều giai đoạn đan xen nhau.v.v.

Bởi vì trong cuộc sống mọi thứ đều không ngừng thay đổi và phát triển, nguy cơ luôn tiềm ẩn, những xung đột có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

3.2. VAI TRÒ CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM

Trong nhóm làm việc mỗi thành viên luôn có một vai trò nhất định và muốn người khác cũng có vai trò rõ ràng. Nếu vai trò các thành viên không rõ ràng thì sẽ có nguy cơ chồng chéo công việc, dễ gây hiểu lầm, mất đoàn kết ảnh hưởng đến năng suất chung.

Không nên để một vài thành viên nào đó đóng vai trò quá nhiều (quá tải) và người khác thì quá ít. Xung đột về vai trò có thể xảy ra bởi cá nhân với cá nhân, bởi cá nhân với tập thể, bởi chính cá nhân với vai trò của cá nhân đó.

Nhóm chính thức thường có: trưởng phó nhóm, thư ký, hậu cần (nhóm không chính thức cũng có thể có đủ các thành phần này).

Trưởng nhóm:

Là người giữ vai trò người tổ chức thực hiện và điều hành, điều phối công việc. Trưởng nhóm phải chịu trách nhiệm bố trí các cuộc họp từ buổi gặp mặt đầu tiên đến khi nhóm tan rã. Việc tổ chức cuộc họp bàn kế hoạch sao cho có sự tham gia bình đẳng giữa các thành viên là kỹ năng cần có của trưởng nhóm. Lập kế hoạch và phân công công việc cho các thành viên cũng là nghệ thuật của trưởng nhóm.

Tất cả các giai đoạn hoạt động của nhóm, người nhóm trưởng phải nắm vững và điều hành cho tốt. Nhưng quan trọng nhất là trưởng nhóm phải là người có các kỹ năng truyền thông và thúc đẩy và càng có nhiều trải nghiệm càng tốt. Các kỹ năng này được xây dựng dựa trên nền tảng của 4 thái độ: cảm thông, tôn trọng, quan tâm và tin tưởng vào tiềm năng nhóm.

Các thành viên khác:

Khi đề cập đến vai trò thành viên còn lại trong nhóm, các thành viên thường được phân thành các vai trò hỗ trợ hay cản trở các hoạt động của nhóm. Có thể liệt kê ra ba loại kiểu vai trò là:

Loại thứ nhất: là các thành viên hỗ trợ cho viêc hoàn thành công việc như người khởi xướng, người làm sáng tỏ, người thực hiện, người thông tin, người đóng góp.

Hình 3.3: Hoạt động nhóm – Cần chung tay góp sức

Loại thứ hai: là các thành viên củng cố nhóm như người khuyến khích, người giữ cửa, người quan sát, người đề xuất và củng cố quy tắc, người đùa vui.

Loại thứ ba: là nhóm những người tiêu cực như người gây hấn, người phụ thuộc, người thống trị, người đùa dai, người lè phè, người phá đám…

Hai loại đầu là nhóm tích cực, loại thứ 3 là nhóm tiêu cực. Khi có những hành vi tiêu cực cần đưa quy tắc, quy chế của nhóm ra để các thành viên tự giác tuân theo.

3.3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM

Trong quá trình hoạt động nhóm, thường xảy ra các vấn đề sau:

Quá hòa đồng:

Các thành viên trong nhóm quá hòa đồng, gây ra tình trạng cả nể nhau, hạn chế tranh luận, hạn chế phản bác lại các ý kiến chưa thật sự chính xác. Cố gắng bảo vệ lẫn nhau, không muốn làm mất lòng thành viên khác. Như vậy sẽ làm giảm hiệu quả làm việc của nhóm. Điều này cũng không tốt.

Tư duy theo số đông

Khi tư duy theo số đông nhóm sẽ không thấy được chính xác những sự kiện đang xảy ra, và vì thế có thể đi sai hướng. Dấu hiệu để nhận biết nhóm của mình đang tư duy theo số đông đó là không thấy xảy ra vấn đề công kích nhau giữa các thành viên trong nhóm; hợp lí hóa các sự kiện không thống nhất. Tư duy theo số đông làm giảm các cuộc tranh luận, làm giảm sự phát sinh các mâu thuẫn.

Để gia tăng hiệu quả hoạt động nhóm, Cần phải:

+ Khuyến khích các thành viên đưa ra chính kiến của mình;

+ Khích lệ những phản hồi tích cực đối với các xung đột ý kiến;

+ Đón nhận những đánh giá khách quan từ bên ngoài;

+ Khuyến khích các thành viên tự bảo vệ chính kiến

ĐIỀU HÀNH NHÓM

4.1. PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG NHÓM

Các phong cách của người điều hành nhóm hay trưởng nhóm (thường thấy ở các nhóm chính thức) có thể là:

Phong cách chuyên quyền:

Trưởng nhóm đưa ra mục đích công việc, quyết định phương thức làm việc, phân công nhiệm vụ, thông tin chủ yếu từ trên xuống. Phong cách này cả nhóm bị động theo dẫn dắt của trưởng nhóm, các thành viên độc lập với trưởng nhóm, đôi khi âm thầm chống lại trưởng nhóm.

Phong cách này dễ gây ra chủ nghĩa cá nhân, ganh đua, ngờ vực lẫn nhau nhưng có ưu điểm là đôi khi nhóm nhanh triển khai công việc và đạt mục tiêu, có hiệu quả.

VD: Mô hình TƯ BẢN CHỦ NGHĨA, mô hình Công ty Cổ Phần là 1 biểu hiện khá rõ cho phong cách này.

Phong cách tự do:

Trưởng nhóm không đưa ra quyết định, để nhóm tự do tổ chức giải quyết các công việc. Nhóm có thể tự tổ chức thành công hoặc sinh ra những thủ lĩnh tự phát, làm giảm uy tín của trưởng nhóm. Phong cách này cũng dễ dẫn tới thất bại vì nhóm không có khả năng tự tổ chức, người chăm, người lười làm phát sinh xung đột giữa các thành viên.

VD: Mô hình Cộng sản chủ nghĩa, Mô hình hinh tế HỢP TÁC XÃ là 1 biểu hiện khá rõ cho phong cách này.

Phong cách cộng tác:

Người trưởng nhóm là người chỉ huy đề xuất các phương án khác nhau để nhóm bàn bạc, lựa chọn. Trưởng nhóm phân công nhiệm vụ khi được bàn bạc thống nhất. Hoạt động nhóm theo cách tiếp cận có sự tham gia, có sự hợp tác của mọi thành viên.

Phong cách này có nhược điểm là mất nhiều thời gian cho thảo luận, bàn bạc. Nếu cần giải quyết gấp rút công việc thì không phù hợp. Nhưng phong cách này có sự hài lòng của các thành viên và đa số trường hợp mang lại tính hiệu quả của công việc.

VD: Mô hình KINH TẾ THỊ TRƯỜNG – ĐỊNH HƯỚNG XÃ HỘI CHỦ NGHĨA là 1 biểu hiện khá rõ cho phong cách này.

4.2. HỌP NHÓM

Cho dù ngày nay có thể có các cuộc họp nhóm mà các thành viên không cần gặp nhau trực tiếp (thông qua các phần mềm hội họp, họp online.), nhưng họp gặp mặt nhau vẫn là hình thức phổ biến và có nhiều mặt tích cực.

Vấn đề là họp để làm gì, tiến hành như thế nào, để tránh lãng phí thì cần có tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả. Trước khi triệu tập họp cần xem xét họp có phải là hình thức tốt nhất trong trường hợp này không hay có thể có hình thức nào tốt hơn. Có thể thay thế một cuộc họp bằng gửi tài liệu phát tay, viết thông báo trên bảng, gửi Email, gọi điện thoại. hay không?

Kỹ năng tổ chức một cuộc họp phù hợp cũng là một yếu tố quyết định đến sự thành bại của cuộc họp vì các cuộc họp có mục tiêu khác nhau: để thông tin, để thuyết phục, để thu thập ý kiến, để ra quyết định.

Thông thường một cuộc họp nhóm, dù quy mô lớn nhỏ thế nào, người trưởng nhóm điều hành (hoặc người thay thế trưởng nhóm để điều hành) cũng phải vận dụng các kỹ năng điều hành cuộc họp.

Dưới đây sẽ trình bày về một số kỹ năng đó:

Trước tiên là bước chuẩn bị họp nhóm:

Bước này người điều hành xem xét trước xem chủ đề cuộc họp, mục tiêu và nội dung cuộc họp có rõ ràng không, thành viên cần tham gia là ai.

Lập kế hoạch điều hành cuộc họp, các kế hoạch sử dụng công cụ trực quan (bảng biểu, tài liệu, máy chiếu…). Các kế hoạch về thời gian, địa điểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông báo, ai chuẩn bị và chuẩn bị đến đâu.

Trước ngày họp nên chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm quen phương tiện, phòng họp.

Bước tiếp theo là bắt đầu cuộc họp:

Bước này cần làm những việc như làm quen các thành viên, tạo không khí thân thiện, thống nhất khung chương trình làm việc, chỉnh sửa mục tiêu cuộc họp nếu cần, thống nhất cách làm việc.

Hình 4.2: Họp nhóm – Quá trình nhiều giai đoạn

Bước thứ ba là đưa ra từng chủ đề, phân tích từng chủ đề:

Đây là bước quan trọng nhất của một cuộc họp. Các thành viên được thảo luận, tham gia ý kiến để cuối cùng ra quyết định của nhóm, các quyết định này phù hợp với mục tiêu cuộc họp.

Bước thứ tư là lập kế hoạch hành động:

Ở bước này toàn nhóm lập ra một kế hoạch sau cuộc họp được các thành viên nhất trí chấp thuận. Kế hoạch này thường bao gồm: công việc gì cần làm, ai làm, làm như thế nào, kết quả mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ trợ gì.

Nếu cuộc họp mà không có kế hoạch hành động, hay nói cách khác nếu sau cuộc họp mà các thành viên thấy không phải làm gì thì là cuộc họp không hiệu quả hay không nên họp.

Bước cuối cùng là bế mạc cuộc họp:

Các cuộc họp nhóm nên dành thời gian đánh giá, suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ sót, các vấn đề gác lại để cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa, các thành viên sẽ nhận kết quả này như thế nào, cuộc họp thành công đến mức nào qua đánh giá nhanh.

4.3. THẢO LUẬN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG NHÓM

Nhóm là một tập thể làm việc chung để đạt được mục tiêu. Trong quá trình làm việc chung này có rất nhiều công việc cần phải được cùng bàn bạc, thảo luận và cuối cùng là ra quyết định để thực hiện. Cho nên đi tới quyết định định cuối cùng là nhiệm vụ rất quan trong của nhóm.

Quá trình ra quyết định có sự tham gia các thành viên trong nhóm chứ không phải là nhóm trưởng hay một ai khác. Để đưa ra quyết định có thể theo một số cách sau:

Ra quyết định theo kiểu thờ ơ:

Một người nào đó đưa ra ý tưởng, các thành viên khác không quan tâm và do đó quyết định được nhanh chóng thông qua. Theo kiểu này thì có thể quyết định vội vàng đó không tối ưu vì một số ý tưởng hay khác không được phân tích và bị bỏ qua.

Ra quyết định từ trên xuống:

Theo kiểu này người lãnh đạo nhóm hay cấp cao hơn chỉ cần phổ biến, thông báo, nhân danh cả nhóm thông qua mà không qua thảo luận. Ra quyết định kiểu này nhanh chóng, nhưng cũng như kiểu trên có thể nhiều ý kiến hay khác bị bỏ qua.

Nó trở nên xấu nếu người ra quyết định có quá ít thông tin, chủ quan và độc đoán. Khi thực hiện quyết định sẽ xảy ra vấn đề khác không lường trước.

Ra quyết định theo kiểu thiểu số:

Theo cách này một hoặc một vài cá nhân gợi ý rồi thúc giục, ép mọi người theo ý kiến mình. Khuyết điểm của cách này cũng như hai cách trên.

Ra quyết định theo nguyên tắc đa số:

Theo cách này mang danh dân chủ qua bỏ phiếu hoặc giơ tay tán thành lấy số đông. Quyết định sẽ thông qua nhưng không phải tất cả các thành viên đều hài lòng. Một số không hài lòng sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu suất công việc. Nguy cơ trong nhóm sẽ kéo bè cánh để lấy phiếu áp đảo cho quyền lợi của một nhóm nào đó.

Hình 4.3: Đa dạng kiểu ra quyết định trong nhóm

Ra quyết định theo nguyên tắc đồng thuận:

Cách này chỉ ra quyết định khi đã thảo luận kỹ mọi ý tưởng, không bỏ qua ý kiến nào kể cả các ý kiến trái ngược. Quyết định được ra khi có đa số thành viên tán thành nhưng thiểu số khác cũng được nghe, được phân tích và có ý kiến của mình. Kiểu ra quyết định này mất nhiều thời gian nhưng sẽ tiến tới dần sự đồng thuận hoàn toàn, rất lý tưởng đối với tiến trình ra quyết định.

Để ra quyết định các thành viên cần được biết những khó khăn và thuận lợi khi ra quyết định, nhất là quyết định có sự đồng thuận, có sự tham gia. Những thuận lợi ở đây có thể là nhóm có nhiều hiểu biết, có nhiều lựa chọn hơn một người.

Nhóm một khi đồng thuận để ra quyết định thì có động lực thực hiện mục tiêu tốt hơn. Khó khăn là có một số thành viên như bị bắt phải đồng ý, phải theo một ý tưởng, có thể có bè phái và áp đặt ý tưởng của các nhóm nhỏ, thảo luận nhiều thì chậm ra quyết định và có thể mất cơ hội. Nhóm cũng cần phải tránh kiểu “tư duy nhóm” nghĩa là đoàn kết quá thiếu dần tư duy phê phán.

Tham gia trong nhóm lâu nên các thành viên gắn kết, không còn sẵn sàng phê phán ý tưởng của thành viên khác. Cần phát hiện sớm tư duy nhóm và có biện pháp phòng trừ. Để ra quyết định các thành viên và nhất là nhóm trưởng cần có các kỹ năng phát huy ý tưởng các thành viên khi thảo luận, bàn bạc và ra quyết định. Các kỹ năng này như phương pháp động não, cây vấn đề, thảo luận nhóm,…

4.4. MỘT SỐ CÔNG CỤ ĐIỀU HÀNH TRONG NHÓM

Để tiến hành tốt và hiệu quả các cuộc họp nhóm, người điều hành thường sử dụng các công cụ như: động não, bản đồ tư duy, thảo luận nhóm nhỏ, cây vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic,… Một số kỹ năng này sẽ trình bày ngắn gọn dưới đây:

Kỹ thuật động não (Brainstorm):

Động não là kỹ thuật nhận ý tưởng của các thành viên. Nguyên tắc là càng nhiều ý tưởng nhận được càng tốt, do đó người điều hành cần tạo ra môi trường để’ nhận ý tưởng.

Để làm tốt kỹ thuật này có các thẻ màu (kích thước 1/3 kích thước tờ giấy A4) để viết các ý tưởng. Phát các tờ giấy màu cho từng thành viên đề nghị họ viết ngắn gọn mỗi ý tưởng của họ vào một thẻ màu đó rồi dùng băng dính (loại giấy xé) dán các thẻ này lên. Sau đó có thể cho các thành viên gom nhóm, phân loại các ý tưởng, rồi thảo luận lựa chọn ưu tiên ý tưởng. Nếu không có thẻ màu có thể dùng giấy A0 cử thành viên viết ý tưởng trên đó mỗi khi có thành viên phát biểu.

Chú ý kỹ thuật này coi trọng số lượng các ý tưởng hơn chất lượng, không phê phán, bình luận, chấp nhận mọi ý tưởng có thể lạ lùng, trái chiều.

Sử dụng bản đồ tư duy:

Công cụ này xuất phát từ một vấn đề chính coi như một nhánh, đi phân tích tiếp mối liên hệ với các vấn đề khác chi tiết hơn, rồi lại phân tích tiếp các vấn đề chi tiết hơn, cứ như vậy cho đến ý kiến chi tiết, cụ thể.

Hình vẽ thể hiện như một dây thần kinh từ nhánh lớn đến nhánh nhỏ và tới các nhánh nhỏ nhất.

Hình 3.7: Bản đồ tư duy- công cụ hữu ích

Phân tích S.W.O.T. S.W.O.T

Là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức).

Phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hiệu quả để xác định các ưu điểm, khuyết điểm của một tổ chức, các cơ hội để phát triển và cả thách thức, nguy cơ mà cá nhân, tổ’ chức đó sẽ phải đương đầu.

Thực hiện phân tích S.W.O.T giúp chúng ta tập trung các hoạt động của chúng ta vào những lĩnh vực mà chúng ta đang có lợi thế và nắm bắt được các cơ hội mà chúng ta có được.

4.5. GIẢI QUYẾT CÁC XUNG ĐỘT

Xung đột là điều không thể tránh khỏi và nó là một phần tất yếu của bất cứ môi trường nhóm nào.

Xung đột được hiểu là sự bất đồng, sự đối nghịch hay tranh chấp giữa hai hay nhiều phía (cá nhân với nhau, cá nhân với nhóm, các nhóm với nhau).

Tuy nhiên, theo các nhà nghiên cứu, dù xung đột diễn ra ở mức độ nào thì việc công nhận nó có tồn tại hay không thuộc về vấn đề nhận thức của mỗi người. Có nghĩa là nếu chúng ta không nhìn thấy và không nhận thấy xung đột thì nó không tồn tại và ngược lại.

Có những xung đột tưởng chừng như cực kì gay gắt nhưng mọi người lại không nhận thức đó là xung đột thì sẽ chẳng có xung đột nào cả. Ngược lại, có nhiều sự việc đơn giản, nhỏ nhặt nhưng lại trở thành xung đột lớn.

Hình 4.5: Giải quyết xung đột

Nguyên nhân xung đột:

Các nhà khoa học đã phân chia xung đột ra thành nhiều loại khác nhau, xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Có thể tổng hợp lại thành hai nguyên nhân cơ bản dẫn đến xung đột là:

+ Nguyên nhân chủ quan:

Do sự khác biệt giữa các cá nhân. Nhóm bao gồm những cá nhân có sự khác biệt về tính cách, sở thích, quan điểm, nền tảng văn hóa, kinh nghiệm, kỹ năng, nghề nghiệp, vai trò, quyền lực, điều kiện kinh tế,… là những yếu tố tạo nên xung đột.

+ Nguyên nhân khách quan (nguyên nhân đến từ tổ chức, môi trường xung quanh):

Có nhiều nhân tố đến từ môi trường tác động mối quan hệ và kết quả làm việc của nhóm gây ra xung đột trong nhóm.

Ví dụ như:

Các nguồn lực bị giới hạn: Trong điều kiện khan hiếm về nguồn lực như tiền bạc, thời gian, không gian, trang thiết bị, quyền lực, vị trí xã hội, …

+ Quy mô nhóm:

Quy mô Nhóm càng lớn càng dễ tạo ra sự chia rẽ, bất đồng, bè phái thành các nhóm nhỏ, khó đạt được thống nhất.

+ Tuổi tác:

Tuổi đời các thành viên càng trẻ xung đột càng dễ xảy ra khi cái tôi của mỗi người còn quá lớn, họ chưa học được cách lắng nghe, thương lượng hay đàm phán.

+ Chuyên môn:

Hoạt động chuyên môn hóa càng cao càng dễ xảy ra những tranh luận.

+ Phong cách lãnh đạo:

Quá nghiệm ngặt và có kiểm soát chặt chẽ hành vi của người khác cũng có thể dẫn đến xung đột.

+ Hệ thống khen thưởng chưa toàn diện, thiếu công bằng.

Việc thiếu cân bằng trong cơ chế khen thưởng hay kỉ luật cũng dễ dẫn đến các thành viên nhìn vào nhau để tranh giành, đấu đá.

+ Vị trí xã hội:

Có người là giám đốc, là doanh nhân thành đạt, có người là công nhân, là người bán hàng… dẫn đến sự khác biệt trong suy nghĩ và hành động. Vì trong họ, nền tảng tư duy và mục tiêu hướng đến là khác nhau.

Giải quyết xung đột:

Xung đột là một phần trong cuộc sống chứ không riêng gì hoạt động nhóm. Nó luôn tồn tại, cần phải nhận diện, giải quyết nó chứ không phải né tránh.

Một số bí quyết giúp quản lí xung đột xung trong nhóm hiệu quả như sau:

Nhóm cần giải quyết xung đột nhỏ trước khi trở thành các xung đột lớn.
Tăng cường giao tiếp trong nhóm, nhóm cần tìm ra những nguyên nhân thực sự trước khi đi kiếm tìm giải pháp.
Linh hoạt tìm những giải pháp khác nhau cho cùng một nguyên nhân;
Công bằng và minh bạch trong giải pháp.
Tìm giải pháp giải quyết vấn đề xung đột chứ không tìm giải pháp chống lại nhau.
Mọi thành viên cần có thái độ tôn trọng nhau, thông cảm thực sự với nhau.
Muốn người khác xem xét vấn đề của mình thì mình cần xem xét vấn đề của người khác trước họ.
Nhìn thẳng vào vấn đề, nói ra, tránh im lặng ngấm ngầm. Quản lý xung đột chứ không đàn áp xung đột hay tiêu diệt xung đột, là một nghệ thuật để củng cố hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Cần lưu ý rằng giải quyết các xung đột sao cho đôi bên cùng có lợi (win – win) là tối ưu nhất.